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“良方”治“沉疴”——河南省分行营业部实行会计监督远程监控管理纪实
发布时间:2007-08-03
陈辉  史盘鹤   
 
河南省分行营业部从抓基础管理入手,向“违章、违规”开战,对违规操作“下重药、出重拳、治沉疴”,着力在全行培育诚信正直、按章操作的制度文化和从业习惯,收到良好效果。今年上半年,该行再次创下了几项经营指标的同业第一:实现利润0.98亿元,占全省农发行利润总额的74%;实现中间业务收入78.5万元,比去年同期增长46.26万元,增幅143.5%;营销优质客户35个,获批和发放贷款21.76亿元。
 
诊断:“望闻问切”
 
2006年下半年,河南省分行营业部抽调精兵强将组成2个专项工作组分别到6个具有代表性的营业网点对违章、违规操作现象进行“解剖麻雀”和“把脉问计”。通过调研座谈、问卷调查,翻阅各类登记薄等形式,在对操作中容易违规的问题及原因进行归纳、分析的基础上,工作组总结出违反操作规程的根子表现为“三不”和“四难”。“三不”是:操作人员素质不高、制度传导不到位;检查方式单一、监督检查有效性不足;激励约束机制欠缺、奖罚力度不大。“四难”为:过去检查重资料记载,凭推测定性,难以保证会计制度、规章的落实;突击和专项检查大多是针对某一问题或某一方面,“盲区”多,难以监控到会计操作的全过程;监督方法简单,难以解决监督效率低下的问题;事后纠正、处罚多,事前、事中防范弱,难以解决管理行与操作行、监督者与被监督者的矛盾。
 
处方:“远程监控”
 
“病因”和“病根”找到了,为了对症下药,根除“沉疴”,该部经过反复研究、讨论,在基本不增加费用的前提下,利用系统局域网,在营业网点增设摄像头和硬盘录像机等设备,将每个营业网点操作人员的工作情况进行全程录像,并实时将音像数字信号通过行内网络逐级上传。管理人员在办公室即可对所辖网点会计操作实施视频监控。为使远程监控系统不流于形式,成为虚设,该部紧紧抓住“三个关键”环节,确保系统作用的发挥。一是以制度推动。先后制定了《远程监控系统管理员职责》、《营业网点会计内部控制管理远程监控考核办法》等制度办法,明确了市、县两级行系统管理人员和监控人员的岗位职责,对工前、日间、午休及下班期间、窗口服务等重点监控内容进行了确定和细分,使远程监控系统在市、县两级行都有人管理、有人监控、有人提示操作风险、有人登记差错记录、有人负责考核。二是以机制推动。该部建立了以“营业网点会计操作远程视频监控”为主要考核内容奖惩机制,管理行将制度落实、操作规程执行等监控的所有内容量化到行、到岗、落实到人。实行千分制,依据监控记录,按月评分、按季通报,年底对员工得满分的奖励1000元,扣1分罚款30元;对单位得满分的奖励费用2万元,少1分扣减费用300元。三是以讲评推动。监控员对操作人员的违章违规现象,及时通过电话提示,对发生的典型案例,进行归类、配音、配词,自制光盘,定期进行讲评。据统计,该部实行远程监控以来,各级监控员通过电话提示改正36次,选取12类问题46个案例,以电教片形式讲评5次,收到了较好效果。
 
治病:“四两拨千斤”
 
该模式在河南省分行营业部运行以来,有效地破解了“四难”问题,提高了管理行的监督效率,增强了临柜人员遵守制度的自觉性,有效规避了操作风险,使过去单一的会计监督变得生动有趣起来。一是形成了“制度至上,执行有力”的理念。通过推广应用这一模式,从而使员工在心理上产生了认同制度、履行制度的意识,在行动上自觉养成了领导在与不在、有人监督与没人监督一个样的习惯。二是提高了会计监督的效率和质量,降低了内控成本。通过推广应用这一模式,管理者随时就能对每个营业网点会计操作的全过程实施监控。由过去检查费工、费时变为现在的足不出门;由过去检查看记录、翻资料变为现在的视频监控;由过去的事后整改和处罚变为现在的过程预防。三是实现了监督者与被监督者的目标趋同。通过推广应用这一模式,在市、县行建立起了双重监控,上级行随时可以监控到操作行的行为,并通过系统全程记录在系统的硬盘上,操作行无法再采取其他手段掩盖存在的问题,使管理行的监督责任和操作行的监督责任捆在了一起,实现了上下互动。四是经营管理水平明显提高。通过推广应用这一模式,员工的工作责任心、客户维护意识明显增强,精细化管理的水平显著提高,不仅有效防范和控制了操作风险,而且促进了内部管理质量和经营效益的提升。
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